Организация применяет УСН с объектом "доходы минус расходы". Сотрудник поехал в командировку на один день в другой город и по прибытию сдал в бухгалтерию авансовый отчет без командировочного удостоверения (объяснив утерей документа). Посадочные талоны на авиабилет он приложил.
Можно ли принять к учету его авансовый отчет? Нужно ли ему выплачивать суточные? Как отразить расходы по командировке в бухгалтерском учете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если командировочное удостоверение утеряно работником, принять авансовый отчет к учету возможно. Срок командировки работнику можно определить на основании приказа о направлении в командировку, проездных документов.
Если работник отправляется в командировку и возвращается из командировки в один и тот же день, работодатель не обязан производить работнику оплату суточных.

Обоснование вывода:
В ст. 166 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) разъясняется, что является служебной командировкой. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Особенности направления работников в служебные командировки определены в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение). Наряду с ним в части, не противоречащей ТК РФ и Положению, применяется Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция).
Что касается срока командировки, он определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Это установлено в п. 4 Положения.
Никаких минимальных ограничений по срокам командировки ТК РФ, Положение и Инструкция не содержат. Из содержания п. 11 Положения и п.п. 2 и 15 Инструкции следует, что командировка может быть и однодневной.
При направлении работника в командировку необходимо оформить ряд документов: служебное задание (форма Т-10а), приказ (по форме Т-9), командировочное удостоверение (по форме Т-10). Указанные формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения).
В Положении не говорится о том, необходимо ли оформлять при направлении работника в однодневную командировку командировочное удостоверение. Однако в абз. 3 п. 2 Инструкции сказано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. В то же время Инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ и Положению. Повторим, ни ТК РФ, ни Положение о служебных командировках не устанавливают особенностей оформления командировочного удостоверения при однодневных командировках. Пунктами 7 и 15 Положения установлено лишь, что командировочное удостоверение не оформляется при направлении работника в командировку за пределы РФ (кроме стран СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения). Поэтому, по нашему мнению, рассматриваемая норма п. 2 Инструкции противоречит действующему Положению и не может применяться. Следовательно, при однодневных командировках оформляется полный пакет документов, включая командировочное удостоверение.
Исходя из вышеизложенного безопаснее для организации все же выписывать командировочное удостоверение, поскольку на этом настаивают официальные органы (письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486).
В Вашем случае работником представлены авансовый отчет и посадочные талоны на авиабилет. В связи с утерей документа отсутствует командировочное удостоверение, подтверждающее срок пребывания работника в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него) (п. 7 Положения).
В рассматриваемой ситуации можно попытаться восстановить командировочное удостоверение: оформить его заново, проставить печати, отправить письмом в организацию, в которую был командирован работник (с просьбой заверить печатями и подписями дубликат).
Если сделать это невозможно, то срок нахождения работника в командировке, по нашему мнению, можно определить на основании приказа о направлении в командировку. В качестве документов, подтверждающих время нахождения работника в командировке, могут также служить проездные документы.
Кроме того, ст. 167 и ст. 168 ТК РФ обязывают работодателя при направлении работника в служебную командировку возмещать работнику командировочные расходы. При этом данное возмещение обусловлено их целевым назначением и не ставится в зависимость от наличия либо отсутствия командировочного удостоверения.
Таким образом, утеря командировочного удостоверения не препятствует организации принять к учету представленный работником авансовый отчет. Также можно запросить от работника объяснительную записку по факту утери командировочного удостоверения, которая будет приложена к авансовому отчету.
Относительно вопроса по выплате суточных работнику при однодневной командировке сообщаем следующее.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
На основании п. 4 Положения работодатель определяет срок командировки с учетом объема, сложности и других особенностей служебного задания.
Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути (п. 11 Положения).
При этом в пункте 11 Положения указано, что при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Таким образом, законодательством не предусмотрена обязанность работодателя возмещать работнику суточные при однодневных командировках.
В то же время в ст. 168 ТК РФ прописано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. То есть, если коллективным договором (локальными нормативными актами) организации предусмотрена выплата суточных при однодневных командировках, работодатель обязан их выплатить.
В соответствии с п. 5, п. 7, п. 16, п. 18 ПБУ 10/99 расходы на командировки являются расходами по обычным видам деятельности. Основанием для отражения командировочных расходов в регистрах бухгалтерского учета служит авансовый отчет, утвержденный руководителем организации. В общем случае производится запись по дебету счетов учета затрат (расходов на продажу) и кредиту счета 71. Поэтому в день утверждения руководителем организации авансового отчета в бухгалтерском учете проводятся следующие записи:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71
- учтены расходы на счетах учета затрат, если расходы подтверждены соответствующими документами и носят производственный характер.
Если же командировка работника непосредственно связана с приобретением:
- материально-производственных запасов, то командировочные расходы могут быть включены в фактическую стоимость их приобретения согласно п. 6 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (Дебет 10 Кредит 71);
- основного средства, то командировочные расходы могут формировать первоначальную стоимость основного средства согласно п. 8 ПБУ 6/01 "Учет основных средств" (Дебет 08 (01) Кредит 71).
Рекомендуем ознакомиться с Энциклопедией хозяйственных ситуаций. Выплаты при однодневных командировках (подготовлено экспертами компании "Гарант").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

27 декабря 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.